1. Letterhead
Kepala
surat yang terletak pada bagian paling atas surat. Isi dari kepala
surat biasanya berisikan alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan,
logo perusahaan, e-mail perusahaan, alamat webside perusahaan, dan
informasi lain mengenai perusahaan.
2. Date
Menunjukan kapan surat dibuat, yang biasanya terletak pada bagian sudut kanan atas surat,
dan ada juga yang terletak pada bagian sudut kiri atas surat. Penulisan tanggal surat ada dua gaya yaitu:
- Gaya Inggris British
Penulisan tanggal pada gaya Inggris British huruf pertama yaitu tanggal dan diikuti dengan bulan dan tahun.
Contoh : 17 Agustus 1945
- Gaya Inggris Amerika
Contoh : August 17, 1945
3. The Address of the letter (Inside Address)
4. References
Referensi yaitu pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirim atau diterima, biasanya
tulisan referensi hurufnya diberi garis bawah.
Contoh: Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
Pendikte/Penulisan/Pengarsipan
Huruf pertama pada referensi berisikan code Pendikte, lalu diikuti dengan Penulisan dan Pengarsipan.
5. Salutation
yaitu
salam pembuka atau salam hormat yang dapat ditulis sebelum penulisan
Subject, biasanya penulisan Salutation diawali dengan kata Dear.
Ada dua gaya penulisan Salutation dalam surat bisnis, yaitu:
- Gaya Inggris British
Contoh :
- Dear Sir (jika penerimanya laki-laki)
- Dear madam (jika penerimanya perempuan)
- Dear Sir or Madam (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya)
- Dear Mr Rizki,
- Dear Mrs Putri,
- Gaya Inggris Amerika
Contoh :
- Gentlemen (jika penerimanya laki-laki)
- Ladies (jika penerimanya perempuan)- Ladies and Gentlemen (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya).
- Dear Mr Rizki:
- Dear Mrs Putri:
6. Subject
Subjek
atau perihal, tujuan dari penulisan perihal adalah agar si penerima
surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada
tiga hal yang perlu di perhatikan dalam penulisan perihal, yaitu:
- Gunakan "Subject:" atau "Re:"
- tuliskan perihal dalam "Cetak tebal"
- Tulis perihal dalam Huruf besar
Dan dua gaya penulisannya yaitu:
- Gaya Inggris British
Letaknya antara salam pembuka dan isi surat.
Contoh :
Dear Mr Rizki
Subject: Order No 175/03
With reference to the above order,...
- Gaya Inggris Amerika
Letaknya sebelum salam pembuka.
Contoh :
Subject: Order No 175/03
Dear Mr Rizki:
With reference to the above order,...
7. The Body or Message
Badan surat adalah isi atau pesan dalam surat yang harus ditulis dengan jelas, tepat, singkat dan padat.
8. The Closing Expression
Bagian yang berisi salam penutup dalam surat. Yang paling umum di gunakan yaitu kata
“Yours faithfully” atau “Yours sincerely” ketika salam menggunakan kata Sir atau Madam
dan bukan nama penerimanya.
Contoh : “Dear sir” atau “Dear Madam” diikuti dengan “Yours faithfully.
Dalam penulisan Complementary Close ada dua gaya bahasa, yaitu:
- Gaya Inggris British
Jika nama penerima surat tidak dicantumkan atau tidak maka digunakan “Faithfully”.
dan kata yang lain seperti Truly yours, Respectfully yours, Cordially yours.
- Gaya Inggris Amerika
dan kata yang lain seperti Yours truly, Yours faithfully, Yours respectfully, Yours cordially.
9. Signature
Yaitu tanda tangan dari pengirim surat, posisi tanda tangan dalam surat berada di sebelah kanan bawah
surat.
10. The Writer’s Designation
Bagian
yang berisi nama dan jabatan si penulis surat, posisi nama dan jabatan
berada di sebelah kanan bawah setelah tanda tangan.
11. Enclosure
Bagian yang berisi lampiran atau dokumen yang disertakan dalam surat.
Penulisan Eenclosure berada pada bawah sebelah kiri dalam surat diantara
The Writer’s Designation dan Postscript.
Contoh :
Enclosure : Contact
Enc.: Contact
Encl.: Contact
12. Postscript
Postscript
atau yang biasa disingkat P.S. bertujuan agar mendapat perhatian khusus
dari penerima surat dari alamat surat yang dituju.
Contoh:
P.S.Titipannya sudah disampaikan kepada A.
P.S.2 Kalau sudah di terima segera beri kabar.
13. Carbon copy notation
Carbon
copy notation atau tembusan adalah catatan tentang tembusan atau
tindasan surat. Biasanya dicantumkan di sebelah kiri bawah dengan
menuliskan kode CC, yaitu singkatan dari “Carbon Copy” atau “Carbon
Copies”.
Contoh: Copy to Mr. Rizki atau cc. Mr. Rizki
II. Form and Style of Business English letter
1. Indented style
Mempunyai
bentuk berlekuk atau bergigi pada penulisan suratnya. Format paragraf
pada Indented Style diberi jarak spasi 1cm dari batas kiri pada baris
pertama dari setiap paragraf. Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang
alamat tujuannya singkat.
2. Fullblock style
Mempunyai
bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang
sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak baris pada sisi surat
diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf. Bentuk
surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah dari gaya surat
lainya.
3. Modified block style
Yang membedakan surat ini dengan surat Fullblock style adalah penempatan tanggal,
tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan.
Seperti penulisan Enclosure (lampiran), Postscript, dan Carbon copy notation. Pada
umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
4. Semiblock style
5. Hanging style
Bentuk
alinea menggantung dan paragraf yang lebih condong kekiri, dan pada
baris pertama paragraf terletak pada baris awal kalimat, sedangkan baris
kedua dan seterusnya diberi jarak spasi 1cm dari batas kiri pada baris
pertama dari setiap paragraf.
Sumber:
- http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/BLWMOD1.pdf
- http://ismailmidi.com/berita-546335-posisi-perihal-dalam-business-letter.html
- http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/05/continue-menulis-surat-dalam-bahasa.html
- http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/08/lanjutan-menulis-surat-dalam-bahasa.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar